Kuvaus henkilötietojen käsittelystä kotoutumisen ja pakolaisten vastaanoton Kumppanuusalusta-yhteistyöalustalla.
Rekisterinpitäjä
Työ- ja elinkeinoministeriö
(y-tunnus: 2160307-0)
PL 32, 00023 Valtioneuvosto
puhelin 029 516001,
sähköposti [email protected], [email protected]
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: [email protected]
Rekisteröidyt
Kumppanuusalustan rekisteriin rekisteröidään kumppanuusalustalle kirjautuneet käyttäjät.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kotoutumisen ja pakolaisten vastaanoton Kumppanuusalusta-yhteistyöalustan käyttäjien rekisteröintitiedot tarvitaan alustan asiakassuhteiden hoitamiseen. Käyttäjä luo käyttäjätunnuksen kirjautuakseen tai kirjautuu olemassa olevalla sosiaalisen median tunnuksella verkkopalveluun. Verkkopalvelussa rekisteröitynyt käyttäjä voi esimerkiksi luoda työtilan, keskustella ja käyttää yhteyshenkilöhakua.
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi ja/tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi mm. kumppanuusalustan viestinnän, markkinoinnin, yhteydenottojen, raportoinnin ja muiden yhteydenpitojen hoitamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat esimerkiksi seuraavat:
- Kumppanuusalustan päivityksistä kertominen ja tiedottaminen
- Kumppanuusalustaan liittyvän aineiston, kyselyn ja palautteen kohdistaminen
- Kumppanuusalustaan liittyvien tapahtumien järjestäminen ja niiden markkinointi
- Työ- ja elinkeinoministeriön kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen ja EU-velvoitteiden täyttäminen
Rekisteriin tallennettavat tiedot
Kumppanuusalustan rekisteri sisältää yksityisten ihmisten tietoja:
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot
- organisaation nimi ja yhteystiedot
Kumppanuusalustaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot, kuten:
- toiminnan kohderyhmä
- toiminnan teema
Lähtökohtaisesti tiedot kerätään Kumppanuusalustan rekisteröitymislomakkeella.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:
- pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin eli oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
- vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyynnössä tulee yksilöidä, mikä tieto on virheellinen, millä perusteella se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän on tehtävä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle
- rajoittaa käsittelyä. Jos rekisteröity on ilmoittanut, että hänen tietonsa ovat virheellisiä, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu
- perua suostumus. Käsiteltäessä henkilötietoja suostumuksen perusteella on rekisteröidyllä oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus, jonka jälkeen henkilötietoja ei käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta
- pyytää tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan henkilötiedon poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita työ- ja elinkeinoministeriö tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Kumppanuusalustalle rekisteröityneiden nimi- ja yhteystietoja ei luovuteta työ- ja elinkeinoministeriön ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei ministeriöllä ole velvollisuus luovuttaa tieto ministeriötä sitovan säännöksen nojalla. Poikkeuksena tähän kumppanuusalustalle ilmoittautuneiden nimi- ja yhteystiedot voidaan luovuttaa ELY-keskusten kumppanuusohjelman yhteyshenkilöille. Tiedot luovutetaan vain kumppanuusalustan viestintää varten.
Muut tietojen luovuttamiset tapahtuvat julkisuuslain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön (kuten valtionavustuslaki) perusteella, ja siitä päättää sekä luovutukset toteuttaa kumppanuusohjelmasta vastaava yksikkö.
Kumppanuusalustalle rekisteröityneiden on kuitenkin huomattava, että kaikki palveluun ilmoitetut tiedot löytyvät alustan yhteyshenkilöhausta.
Tietojen säilyttäminen
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilön tekemän yhteyshenkilöksi ilmoittautumisen ja siihen liittyvän yhteydenpidon mahdollistamiseksi, sekä työ- ja elinkeinoministeriötä sitovan lainsäädännön varmistamiseksi.
Tiedot poistetaan myös rekisteristä, jos henkilö poistaa tietonsa Kumppanuusalustalta. Rekisterinpitäjä pidättää itsellään oikeuden tallentaa erilliseen tilastoon kumppanuusalustalle rekisteröityneiden lukumäärän.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Työ ja elinkeinoministeriö vastaa rekisterinpitäjänä rekisterissä olevista henkilötiedoista. Tarvittaessa henkilötietoja voivat käsitellä kolmantena osapuolena ilmoittautumis- ja uutiskirjesovellusten ylläpidon vastuuhenkilöt. Henkilötietojen käsittelystä kolmansien osapuolien kanssa on sovittu tietojenkäsittelysopimuksilla. Kumppanuusalustarekisterin tietoja käsittelevät työ- ja elinkeinoministeriön kotoutumisen kumppanuusohjelmasta ja kotoutuminen.fi-verkkopalvelun päivittämisestä vastaavat henkilöt.
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietojasi ei siirretä EU:n eikä Eta-maiden ulkopuolelle.